Các doanh nhân thường hay tốn thời gian tự ghi sổ cái, lập bảng lương hay viết nội dung quảng cáo, trong khi họ có thể giao phó việc đó cho người có chuyên môn để tập trung vào việc thực sự kiếm ra tiền.

Bà Odessa Hopkins biết mình đã không sử dụng thời gian một cách khôn ngoan nhất có thể. Là chủ sở hữu của Greenbelt, một công ty tư vấn tiếp thị và quảng cáo nhỏ có tên, bà luôn ôm đồm nhiều dự án và rất bận rộn. Bà “làm rất nhiều thứ trong một ngày, nhưng đến cuối ngày tôi nhận ra mình không thực sự hoàn thành được việc gì”. Đó là chia sẻ của bà Hopkins, 52 tuổi. Trong khi thời hạn của khách hàng vẫn được đảm bảo, bà cho biết các dự án đôi khi vẫn mất thời gian lâu hơn dự định do bà ôm đồm quá nhiều việc một lúc.

Năm 2009, bà đã tìm sự trợ giúp của một chuyên gia hiệu suất công việc và bắt đầu học cách quản lý thời gian tốt hơn. “Bất cứ khi nào nghĩ đến thời hạn, người ta thường chỉ nghĩ về thời hạn mà người khác giao cho họ, thay vì thời hạn của bản thân họ”, đó là ý kiến của bà Hopkins, người đang đồng thời sở hữu cửa hàng cà phê CEO Business, điểm hẹn quen thuộc tại địa phương của các doanh nhân. “Giờ đây, tôi luôn tự đặt thời hạn cho mình.”
Các chuyên gia quản lý thời gian nói doanh nhân thường lãng phí rất nhiều thời gian trong ngày của họ, nhưng cũng có những chiến lược giúp họ làm việc hiệu suất hơn. Hãy cân nhắc 5 mẹo sau để làm được nhiều việc hơn trong 1 ngày.
1. Chia các dự án thành nhiều mảng nhỏ với thời hạn cụ thể
Lời khuyên của bà Cathy Sexton, chuyên gia về hiệu suất công việc là: Bạn có thể bắt đầu bằng việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các hoạt động trong ngày, viết một danh sách các việc phải làm vào mỗi tối và sắp lịch cho mỗi nhiệm vụ. Ví dụ, bà Hopkins nhận ra rằng mình cần đặt thứ tự ưu tiên cao hơn cho các dự án dựa trên khả năng kiếm tiền của chúng. Khi đã có danh sách công việc cần giải quyết theo thứ tự, bà đặt thời gian cụ thể cho từng việc trên lịch điện tử của mình.
Bà Sexton nói: “Nếu bạn chú ý đến thời hạn, thì tất cả những thứ khác sẽ vào đúng guồng quay của nó”. Cũng như vậy, hãy cân nhắc việc đặt một thiết bị hẹn giờ cạnh bàn làm việc để đảm bảo giữ đúng thời hạn công việc.
2. Giao phó cho người khác những công việc không kiếm được tiền
Ghi sổ cái, lập bảng lương và lên nội dung quảng cáo là 3 việc mà doanh nhân thường tự mình giải quyết. Nhưng thường thì họ không có chuyên môn hay được đào tạo để giải quyết những nhiệm vụ này, và rốt cuộc đánh mất thời gian quý giá mà vốn dĩ có thể dành cho những hoạt động “kiếm ra tiền”. Đó là kinh nghiệm của bà Hopkins. Bà Audrey Thomas, một chuyên gia hiệu suất công việc ở Minneapolis nói: “Họ rốt cuộc lại làm những việc tôi gọi là “nhiệm vụ giá thấp” mà người khác có thể làm cho họ.” Theo bà Audrey, các chủ doanh nghiệp nên hiểu rằng, giao phó những hoạt động này cho người khác sẽ giúp họ cống hiến nhiều thời gian hơn cho việc kiếm tiền.
3. Ngừng việc kiểm tra email liên tục
Đây lại là một việc lãng phí thời gian khác đối với bà Hopkins, cũng như với nhiều doanh nhân, đặc biệt khi các tin nhắn thường làm ngập hộp thư đến của họ và khiến họ phân tâm khỏi công việc quan trọng của mình. Bà Thomas nói: “Có thể nói là tôi dành nhiều thời gian nói chuyện với khách hàng của mình về việc quản lý email hơn bất cứ việc gì khác”. Bà khuyên rằng nên thiết lập chương trình email để nó không mở các tin nhắn tự động – tức là email chỉ mở ra khi bạn ấn nút kiểm tra – hoặc không nhanh hơn 90 phút 1 lần. Hơn nữa, bà nói, những email dễ trả lời nên được trả lời ngay, do đó bạn sẽ không phải tốn thời giờ đọc lại những tin nhắn cùng nội dung thêm một lần nữa.
4. Tận dụng kỹ thuật gõ tắt
Có lẽ bạn đang dùng Microsoft Outlook, Excel và các chương trình phần mềm phổ biến khác với các tính năng tiết kiệm thời gian. Tuy vậy nhiều chủ doanh nghiệp rốt cuộc lại tốn thời gian bởi họ chẳng bao giờ học cách sử dụng hợp lý những chương trình này, và học các phím tắt. Ví dụ, chương trình Microsoft Outlook cho phép người dùng di chuyển các mục trong hộp thư đến của họ trực tiếp vào lịch biểu của họ, nhưng nhiều người vẫn phải tự tay gõ lại các mục trong lịch biểu. Chỉ cần đơn giản tham gia một lớp học hay đọc một cuốn sách hướng dẫn sử dụng các chương trình phần mềm cơ bản sẽ giúp bạn tiết kiệm được khối thời gian sau này. Bà Peggy Duncan, chuyên gia quản trị thời gian ở Atlanta nói: “Bất cứ tình huống nào bạn gặp phải, ngoài kia người ta cũng có công nghệ giúp bạn giải quyết. Nhưng mọi người lại không chịu bỏ thời gian ra để học cách sử dụng nó.”
5. Đào tạo nhân viên một cách thỏa đáng
Một sự lãng phí thời gian khá lớn đối với các chủ doanh nghiệp là những nhân viên thường xuyên đặt câu hỏi này khác, làm gián đoạn ngày làm việc của họ. Nếu việc này đang xảy ra với bạn, vấn đề có thể là họ đã không được đào tạo thỏa đáng. Đó là lời cảnh báo của bà Duncan. Vậy hãy đảm bảo rằng bạn có nguồn lực cũng như thủ tục đào tạo hợp lý để chuẩn bị và hỗ trợ một cách tốt nhất các nhân viên trong công việc của họ. Bà nói thêm, một sự lãng phí thời gian nữa là các khách hàng hay gọi đến với câu hỏi mà họ hoàn toàn có thể tìm lời giải đáp trên website của bạn. Giải pháp là hãy lập ra mục “Câu hỏi thường gặp” nổi bật, thể hiện những thông tin hữu ích từ website của bạn. Bà nói: “Bạn phải làm sao để khách hàng không cần động não nhiều khi làm việc với mình.”